Laurie du Boullay

Laurie du Boullay

fmr Chief Operating Officer

Télétravail : Les 5 astuces que vous avez peut-être oubliées !

Petit tour d’horizon des meilleurs conseils de Laurie, pour aider vos équipes après le passage forcé au « full remote » :

(English version below)

 

Vous avez sûrement tous lu “Les 10 conseils pour se mettre au télétravail” ou encore “le kit de survie du manager pendant la crise du Coronavirus”. 

Petit tour d’horizon de nos meilleurs conseils, pour aider vos équipes après le passage forcé au « full remote » : 

 

1. Sécurité physique :

Dans la plupart des pays, les employeurs sont responsables de la sécurité physique de leurs employés, quel que soit leur lieu de travail.


Que faire ? Contactez votre compagnie d’assurance pour vérifier que vous êtes convenablement assurés. C’est également le moment de rédiger une politique ou les procédures connexes l’application du télétravail. [1]

 

2. Sécurité informatique :

Qui dit télétravail, dit nouveaux process à mettre en place, isolation des employés, augmentation de l’absentéisme... et in fine opportunité en or pour les hackers.


Que faire ? Envoyer un rappel à vos équipes concernant le hameçonnage (phishing) et le spear phishing notamment. C’est aussi le moment de rappeler à tous de mettre à jour les outils, applications et antivirus de leur poste de travail.

 

3. Disparité de conditions de travail :

Dans la situation actuelle, certains doivent jongler entre conférence téléphonique et école en ligne, d’autres sont en situation d’isolation extrême et ceux qui ne maîtrisent pas les outils ne peuvent tout simplement pas travailler efficacement.


Que faire ? Éviter les biais et les conclusions hâtives. Les employeurs sont souvent mal renseignés sur la situation personnelle de leur employés. Selon l’analyse faite par l’AARP, “40% des aidants (en charge de leur aînés, d’une personne malade...) sont des hommes et 25% sont des millenials.”

Pour soutenir les“aidants” :

  • Proposer des horaires aménagés. Autoriser les horaires décalés quitte à instaurer 1 ou 2h de recouvrement avec une journée de travail classique.

  • Planifier les meetings en amont - idéalement 2j avant - pour leur permettre de s’organiser. 

  • Mettre en place des groupes de discussion pour toutes les personnes concernées afin qu’elles puissent partager sans jugement.

Pour lutter contre le sentiment de solitude : Augmentez la fréquence des différents rendez-vous virtuels (1 to 1, All-hands, formations, fêtez les anniversaires virtuellement, organisez des apéros connectés…). Mettre en place une ligne d'écoute anonyme (EAP aux US, de nombreuses options privées ailleurs).

 

4. Support technique :

La situation actuelle peut s’avérer extrêmement compliquée pour les “non-digital natives”, qui doivent, du jour au lendemain, adopter des outils qu’ils maîtrisent peu ou pas.


Que faire ? Les identifier, et les contacter pour bien comprendre qui a besoin d’aide. Si vous n’avez pas de service IT, créez une équipe de support dédiée et de communiquer largement sur son existence. En dernier recours, partagez des formations en ligne sur les outils que vous jugez primordiaux au travail à distance...

 

5. Étiquette : 

La communication digitale est imparfaite : Trello, l’une des entreprises leaders sur le sujet du télétravail explique: “Une personne peut percevoir une conversation en ligne comme une dispute quand son interlocuteur pense qu’il s’agit d’une discussion. Au fil du temps, les ressentiments s’accumulent et sont extrêmement nocifs au travail en équipe”.


Que faire ? Reconnaître les limites de la communication digitale et que cette nouvelle façon de travailler doit être encadrée. Quelques exemples:  

  • Après 3 échanges mails sur un même sujet, un call ou une discussion vidéo s’impose. Dans la plupart des cas en 5 minutes, le problème est résolu !

  • Assurez-vous que chacun fasse un effort particulier pour communiquer ses heures de travail et sa disponibilité. Par exemple, nous demandons à nos employés d’actualiser leur statut sur le chat interne avec des informations comme: “Pause déjeuner”, “de retour dans 5 minutes”...

 

Enfin rappeler à tout le monde qu’il faut faire preuve d’empathie et de bienveillance !

 

Bibliographie : 

[1] Examples of remote policy (USA):
https://resources.workable.com/remote-work-policy
https://remote.co/sample-remote-work-policy-for-employers/

 [2] Educate employees around Phishing:
https://www.vadesecure.com/en/phishing-awareness-training-8-things-employees-understand/

 [3] Resources to support parents and caregivers:
https://hbr.org/2020/03/a-guide-for-working-from-home-parents
https://about.gitlab.com/blog/2019/08/01/working-remotely-with-children-at-home/

[4] Digital communication: https://blog.trello.com/when-to-slack-and-when-to-hold-back-tips-for-better-team-communication

 


 

Remote work: The tips and tricks you might have missed.

You all have read the “10 best tips to help your team switch to full remote” and the “ultimate remote guide for coronavirus”. This is our take on a few tips you might have missed.

 

1. Physical Security:

In most countries, employers are responsible for the physical security of their staff regardless of their work location.


How to fix it: contact your insurance carrier to make sure you are appropriately covered and if not already done, implement a formal remote policy [1]

 

2. IT security:

Remote work is turning businesses upside down. New processes, sick employees, isolation create the perfect conditions for hackers to take advantage of the current situation.



How to fix it: Send a quick reminder to your staff about phishing and spear phishing in particular. It’s also a good occasion to remind everyone to install the latest updates and to make sure their antivirus software is up to date.

 

3. Lifestyle disparity:

Not everyone is equal in the face of remote work these days. Some of your employees may have kids and must homeschool them on top of their work responsibilities. Others may have to take care of sick family members or the elderly or face extreme isolation while living alone.


How to fix it:

You cannot assume who has care responsibility and who hasn’t. Make sure your managers are aware and ready to respond with empathy. According to the data compiled by AARP, “while the average family caregiver is a woman, eldercare is impacting more and more Americans each day. In fact, 40% of family caregivers are men and 25% are millennials”

To help caregivers [3]:

- Reduced hours and late shifts for caregivers with only one or two hours of overlap with the rest of their team during the day.

- Plan meetings earlier: at least two days in advance so that they can organize backups. Record important meetings so that everyone can watch them asynchronously.

- Create a caregiver group so that employees can vent if they need it and share tips and tricks

To fight isolation: Organize virtually all hands meeting or fireside chats and increase their frequency if you used to have some, create virtual watercooler groups, organize online quizzes, celebrate birthdays virtually …

 

4. Technical support:

Switching to remote work can be extremely difficult for the non-digital native. They usually get support from their colleagues on the fly, try to avoid using tools they now must adopt overnight.


How to fix it:

Try to identify the services of individuals who may require special support using the new remote work tools and reach out to see where they need the most help. For companies that do not have a formal internal IT service: Create a support task force and communicate broadly around it. It will alleviate the stigma around non-digital natives having to reach out for help regarding tools most people know how to use seamlessly. You can also share resources and online training on your cloud and instant messaging software who are the most likely to cause adoption problems.

 

5. Digital communication:

Digital communication is highly imperfect. Trello,one of the leading companies in the field of remote work, explains it as follows: “One person may perceive a chat convo as an argument when the other person perceives it as a discussion. Resentment builds over time due to underlying issues not being addressed. Digital communication gone rogue can breed misunderstandings and hurt feelings”.


How to fix it:

Acknowledge digital communication is imperfect. Educate staff on the proper use of different tools for different types of communication.

A few years ago, we implemented a rule that has been a game changer for us: after 3 exchanges back and forth, pick up the phone or even better launch a video chat. Most of the time you can solve in a 5-minute chat what would have taken hours by email.

Make sure staff over-communicates their working hours and availability. Set rules around it if you need. For example, we ask our remote workers to update their status in our chat tools with information like “lunch breaks”, “will be back in 5 min” …

 

Ressources:

[1] Examples of remote policy:
https://resources.workable.com/remote-work-policy
https://remote.co/sample-remote-work-policy-for-employers/

 [2] Educate employees around Phishing:
https://www.vadesecure.com/en/phishing-awareness-training-8-things-employees-understand/

 [3] Help parents and caregivers:
https://hbr.org/2020/03/a-guide-for-working-from-home-parents
https://about.gitlab.com/blog/2019/08/01/working-remotely-with-children-at-home/

[4] Digital communication: https://blog.trello.com/when-to-slack-and-when-to-hold-back-tips-for-better-team-communication

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